Özlük dosyası, iş uyuşmazlıklarında ve resmî denetimlerde işverenin birincil delil setidir. İşe iade davasından SGK incelemesine, İSG denetiminden KVKK başvurusuna kadar her süreçte ilk istenen şey bu dosyadır. Buna rağmen sahada gördüğümüz tablo çoğunlukla aynıdır: belgeler ya eksiktir ya da düzenlendiği günün mevzuatında kalmıştır.
Yıllar önce imzalanmış bir iş sözleşmesi; ücret, görev tanımı, çalışma düzeni veya işyeri değiştiyse bugünkü uygulamayı korumaz. Yargıtay uygulamasında fiilî durum ile yazılı belge çeliştiğinde, işveren aleyhine olan yorum benimsenir. Yani “belge var” demek, “belge geçerli” demek değildir.
Eksiksiz bir özlük dosyasının asgari içeriği
İşe girişte: iş sözleşmesi, işe giriş bildirgesi, kimlik ve öğrenim belgeleri, sağlık raporu, adli sicil kaydı, vesikalık, aile durumu bildirimi, KVKK aydınlatma metni ve gerekli hallerde açık rıza beyanı, görev tanımı, İSG eğitim ve oryantasyon tutanakları, zimmet formları.
Çalışma süresince: ücret değişiklik yazıları, terfi ve görev değişikliği bildirimleri, yıllık izin talep ve kullanım formları, mazeret izin belgeleri, fazla mesai muvafakatnameleri (her yıl yenilenmelidir), disiplin yazışmaları, performans kayıtları, periyodik sağlık gözetimi ve yenileme eğitimi tutanakları.
İşten çıkışta: fesih bildirimi veya istifa dilekçesi, ihbar-kıdem hesap dökümü, ibraname, çalışma belgesi ve işten ayrılış bildirgesi. İbranamenin geçerliliği, fesihten en az bir ay sonra düzenlenmesi ve ödemelerin banka kanalıyla yapılması gibi şekil şartlarına bağlıdır.
Şablonlar neden sessizce eskir?
Her yıl asgari ücret, kıdem tazminatı tavanı, vergi dilimleri ve istisna tutarları değişir; dönem dönem ihbar süreleri, zorunlu ibareler ve şekil şartları güncellenir. İnternetten indirilen veya yıllar önce hazırlatılmış Word şablonları bu değişiklikleri takip etmez. Her mevzuat değişikliği, dosyanızdaki evrakın bir bölümünü sessizce geçersizleştirir.
Ne yapmalı?
Kısa vadede: mevcut özlük dosyalarınızı yukarıdaki listeye göre taratın, eksik ve tarihi geçmiş belgeleri tespit edin, kritik olanları (muvafakatname, KVKK metinleri, izin formları) öncelikle yenileyin. Bu tarama, ücretsiz ön denetim hizmetimizin standart bir parçasıdır.
Kalıcı çözüm ise belgeleri sabit dosyalardan değil, mevzuatla birlikte güncellenen bir şablon setinden üretmektir. Böylece her yeni belge, üretildiği günün mevzuatına uygun doğar; özlük dosyası da kendiliğinden güncel kalır.